Règlement relatif au Budget Participatif 2021 - 2024

Article 1 – Préambule

Ce présent règlement a été réfléchi par la commission communale du budget participatif de Villers-le-Bouillet en s’inspirant d’expériences similaires qui se développent de plus en plus en Wallonie et d’autres régions ou pays. Le souhait de la Commune étant de construire le cadre de ce processus avec les commissions citoyennes déjà existantes sur le territoire.

La Commission Communale du Budget Participatif (CCBP) de Villers-le-Bouillet est composée de 3 membres politiques (2 de la majorité – 1 de la minorité) et de 5 membres issus des commissions ou conseils consultatifs déjà en place au niveau communal.

Deux citoyens villersois qui ne sont pas membres d’une commission ou d’un conseil consultatif au niveau communal et n’ayant jamais figuré sur une liste électorale sont également intégrés à la Commission Communale du Budget Participatif après appel à candidatures. S’il y a plus de deux candidatures reçues, un tirage au sort sera effectué.

Cette CCBP est formée avec pour objectifs :

  1. d’assurer le suivi du budget participatif ;
  2. de définir les modalités de la procédure d’attribution du budget participatif ;
  3. de composer un jury de sélection des projets ;
  4. de mener, via le jury, la procédure de sélection des projets.

Article 2 – Quel est le principe du Budget Participatif ?

Le Conseil communal, conformément au Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation, en sa séance du 22 décembre 2020, a décidé d’affecter une partie du budget communal, appelée « budget participatif », à la réalisation de différents projets d’initiatives citoyennes.

Ceci se concrétise à travers un appel à projet afin de donner une opportunité aux citoyennes et citoyens et acteurs de l’entité, à titre individuel ou collectif, de prendre part à la vie politique, tant en qualité de porteurs et porteuses de projets qu’en qualité de votants et votantes.

Le souhait du Conseil communal est de pouvoir réitérer cet appel annuellement ou tous les deux ans, après évaluation du premier processus. 

Article 3 – Quels sont les objectifs visés ?

Au-delà de l’implication directe du citoyen dans le choix de l’affectation d’une partie du budget communal, ce dispositif vise également à :

  1. améliorer le cadre de vie de la commune dans l’intérêt général et de manière durable ;
  2. renforcer la participation citoyenne ;
  3. répondre aux besoins définis par les habitants ;
  4. rapprocher les villersois de leurs institutions locales et leur faire comprendre la réalité des procédures administratives.

Article 4 - Qui peut déposer un projet ?

Pour déposer un projet dans le cadre de ce budget participatif, il faut être :

  1. Un habitant (h/f/x) de la commune qui a sa résidence principale (domicile) sur le territoire communal de Villers-le-Bouillet ;
  2. Un collectif d'habitant(e)(s) dont les membres ont leur résidence principale (domicile) sur le territoire communal de Villers-le-Bouillet ;
  3. Un comité de quartier (ASBL ou association de fait) d’un quartier de la commune de Villers-le-Bouillet ;
  4. Une association (ASBL ou association de fait) active sur le territoire de la commune de Villers-le-Bouillet ;
  5. Une école dont le siège social ou un établissement se trouve sur le territoire de Villers-le-Bouillet ;
  6. Un acteur privé dont le siège social et/ou le principal établissement est actif sur le territoire de la commune de Villers-le-Bouillet (ex : PME, Startups, commerces qui ont leur siège social sur le territoire de la commune) ;

Les conseillers communaux et ceux de l’action sociale en fonction ne peuvent pas présenter de projets. Les institutions créées et/ou dirigées et/ou subsidiées par les pouvoirs publics ne sont pas visées par cet appel.

En cas de réponse collective, il est nécessaire de nommer une personne de contact de plus de 18 ans assumant la responsabilité du projet dans le groupe.

Les personnes de moins de 18 ans domiciliées à Villers-le-Bouillet et qui souhaitent déposer un projet doivent désigner un référent de plus de 18 ans qui sera désigné « porteur du projet ».

Article 5 - Quel budget est octroyé ?

Afin de contribuer aux projets retenus, la Commune de Villers-le-Bouillet délègue aux citoyens une enveloppe totale de 50.000€. Plusieurs projets pourront être sélectionnés selon les critères définis à l’article 6 et la procédure de sélection reprise à l’article 7.

En aucun cas, les montants alloués pour soutenir un projet ne peuvent servir de rémunération et favoriser l’enrichissement personnel du porteur de projet sous quelle que forme que ce soit.

Le subside attribué ne pourra pas couvrir les frais de fonctionnement futurs.

Article 6 – Quels types de projets sont visés dans cet appel ?

Les projets soutenus doivent présenter un intérêt pour la commune, comporter une dimension collective ou participative et proposer des actions concrètes engendrant, sur le territoire de la commune, un impact positif sur l’environnement, sur la dimension sociale ou sur le cadre de vie.

Les projets soutenus doivent rencontrer l’intérêt général, c’est-à-dire notamment :

  • favoriser le vivre ensemble et l’intergénérationnel ainsi que la cohésion des villages, des quartiers ;
  • et/ou améliorer le cadre de vie pour le plus grand nombre ;
  • et/ou privilégier le développement durable, les énergies renouvelables et réduire la consommation de CO2 ;
  • et/ou viser à améliorer la biodiversité et l’environnement.

Les projets couvrant simultanément plusieurs thématiques seront privilégiés.

Dans tous les cas, le projet proposé devra être mis en œuvre à Villers-Le-Bouillet sur le domaine public ou sur une propriété d’une autorité publique accessible sans restriction.

Si le projet n’est pas situé en domaine communal, le porteur de projet doit présenter, en même temps que le formulaire de candidature, l’autorisation écrite de l’autorité publique propriétaire du terrain sur lequel le projet est envisagé. Il devra également garantir l’accès du public au projet.

Sont considérées comme « autorité publique » :

  1. L’état fédéral, les entités fédérées et les autorités locales ;
  2. Les personnes morales de droit public qui dépendent de l’État fédéral, des entités fédérées ou des autorités locales ;
  3. Les personnes, quelles que soient leur forme et leur nature qui :
    • Ont été créées pour satisfaire spécifiquement des besoins d’intérêt général ayant un caractère autre qu’industriel ou commercial ; et
    • Sont dotées de la personnalité juridique ; et
    • Dont soit l’activité est financée majoritairement par les autorités publiques ou organismes mentionnés aux points 1 et 2, soit la gestion est soumise à un contrôle de ces autorités ou organismes, soit plus de la moitié des membres de l’organe d’administration, de direction ou de surveillance sont désignés par ces autorités ou organismes ;
  4. Les associations formées par une ou plusieurs autorités publiques visées aux points 1, 2 ou 3.

Seront considérés comme recevables les projets répondant aux conditions suivantes :

  1. relever de l’intérêt communal ;
  2. bénéficier d’un porteur de projet repris, au moment de la candidature, dans l’une des conditions reprises à l’article 4 du présent règlement ;
  3. la finalité du projet doit être conforme aux thématiques de l’appel à projets reprises infra ;
  4. le dossier de candidature doit être introduit dans les délais mentionnés dans l’appel à projets (Article 7);
  5. le dossier de candidature doit être complet : tous les champs du formulaire de candidature doivent être complétés et les documents demandés annexés au dossier de candidature.

Seront considérés comme non-recevables, les projets comportant un des points suivants :

  1. les projets qui assurent la promotion, le soutien et/ou le développement par l'association d'idées, d'écrits et/ou d'actions qui se fondent sur la discrimination basée, notamment sur la race, la couleur de peau, le genre, la préférence sexuelle, la religion, l'appartenance philosophique ou l'appartenance sociale ;
  2. la promotion par l'association d'idées et/ou d'actions à caractère négationniste ou révisionniste;
  3. La promotion par l'association des activités qui peuvent troubler l'ordre public et/ou la sécurité des biens et des personnes ;
  4. les aménagements de sécurité routière (dispositifs de ralentissement type chicane, coussin berlinois, …) et les systèmes de surveillance (caméra, gardiennage…) ;

Article 7 - Quelle est la procédure ?

  1. Dépôt des projets du 1er septembre au 31 octobre, via le formulaire de candidature disponible sous format papier ou électronique.

Le formulaire de participation sera accessible sur le site internet de la Commune (www.villers-le-bouillet.be) et sur simple demande auprès du Service Communication & Relations publiques (085 308 827).

Le formulaire devra être envoyé, au plus tard le 31 octobre minuit, soit :

  • Soit sous format papier à l’adresse postale suivante : A l’attention du Collège communal de Villers-le-Bouillet – rue des Marronniers 16 – 4530 Villers-le-Bouillet
  • Soit sous format électronique à l’adresse mail suivante : communication@villers-le-bouillet.be ;
  1. Sélection des projets recevables par la Commission Communale du Budget Participatif pour le 30 novembre.

Si un projet ne respecte pas le règlement, la personne de référence sera informée officiellement des causes d’irrecevabilité par l’administration communale. Cette analyse concerne les conditions formelles de recevabilité visées à l’article 6.

  1. Analyse de la faisabilité des projets recevables par les services communaux en décembre

Les services communaux analyseront la faisabilité et donneront un avis technique sur les projets recevables.

Dans le cas de la mise en évidence par les services communaux d’un problème mineur dans le dossier (exemple : oubli d’un poste budgétaire, type de propriété…), une modification sera conseillée au porteur de projet. Celui-ci aura le choix, dans les 10 jours à dater de la notification, d’apporter ou non cette modification et de poursuivre ou d’abandonner son projet.

  1. Contrôle d’opportunité par la Commission Communale du Budget Participatif

La commission exercera un contrôle d’opportunité au regard de la notion de dimension participative, que l’on peut définir à titre exemplatif et non exhaustif par :

  • le nombre de citoyens participants ;
  • la nature du projet à destination du public sans condition particulière ;
  • une mise à disposition continue aux Villersois ;
  • l’exclusion de l’acquisition de matériel à titre privé ;
  • le bénéfice pour la collectivité ;
  • la pérennité et solidité du projet
  • …

Une préférence sera donnée aux projets de maximum 15.000€.

La commission donnera une priorité aux projets franchissant le contrôle d’opportunité à l’unanimité des membres. Les projets doivent en tout état de cause franchir ce contrôle d’opportunité via un vote à la majorité simple pour être retenus.

  1. Mise au vote des projets recevables aux citoyens et citoyennes.

Une mise au vote des projets sera mise en place selon la procédure suivante :

  • vote en ligne ou sous format papier à l’administration communale pour toutes personnes domiciliées à Villers-le-Bouillet. Ce vote se déroulera durant une période déterminée de 15 jours ;
  • vote par un jury de sélection constitué de 10 citoyens (2 citoyens de chaque village de l’entité).
  1. À l’issue de cette procédure de vote, la Commission communale du Budget participatif dressera la liste définitive des projets sélectionnés selon les modalités suivantes :

Pour chaque projet, un résultat total (sur une échelle de 0 à 100) est calculé en additionnant :

  • les points des votes des citoyens (sur une échelle de 0 à 75) ;
  • les points du jury de sélection (sur une échelle de 0 à 25).

Les projets sont ensuite classés par ordre décroissant des résultats obtenus. Les projets ayant obtenu les résultats les plus élevés sont retenus. Les projets suivants dans le classement sont retenus s’ils rentrent dans le budget restant de l’enveloppe, après déduction des premiers projets. S’ils dépassent le solde disponible, c’est le projet suivant dans le classement qui est alors sélectionné et ainsi de suite jusqu’à épuisement de l’enveloppe.

Le nombre de projets lauréats est défini de manière à ce que l’enveloppe budgétaire soit respectée.

La Commission Communale du Budget Participatif transmettra le classement citoyen et la sélection auprès du Collège Communal.

Une information de la sélection sera réalisée tant pour les projets retenus que pour les projets non retenus.

  1. Mise en œuvre des projets

Deux possibilités sont proposées pour la concrétisation des projets :

  • Projet réalisé par la commune :

La prise en charge de la gestion et de l’exécution du projet (appel d’offre, bons de commande, réalisation des travaux...) se fera par l’Administration communale en concertation avec le porteur de projet.

  • Projet réalisé par le porteur de projet (seulement s’il a la personnalité juridique) :

Cette option est uniquement possible si le porteur de projet est doté de la personnalité juridique et n’est pas un acteur privé tel que défini à l’article 4, point f.

Le porteur de projet ayant manifesté son désir de réaliser lui-même son projet dans le dossier de candidature devra introduire auprès de la commune une déclaration de créance comportant les pièces justificatives suivantes :

  • PV de réception provisoire prouvant la réalisation des travaux, notamment par des photos ;
  • la liste des dépenses justifiées par des factures et la preuve d’une mise en concurrence de trois demandes de prix.

L’aide financière est destinée à couvrir les dépenses d’investissement, à l’exclusion des frais de gestion et des frais de personnel (les porteurs de projet ne peuvent pas se rémunérer). L’ensemble des autorisations nécessaires pour la réalisation du projet (urbanisme, environnement, sécurité…) sont à charge, y compris financière, du porteur de projet

Une convention est signée entre la Commune de Villers-le-Bouillet et le porteur dont le projet a été retenu après le vote. Elle définit le rôle des parties pendant la mise en œuvre du projet et tout au long de son existence. Lorsqu’une subvention est prévue, la convention définit les modalités de liquidation des fonds afin de permettre au porteur de projet de demander une avance de maximum 60% au démarrage du projet. Le solde étant libéré au fur et à mesure de l’avancement effectif du projet après réception des justificatifs des dépenses couvrant l’avance de 60%.

Le projet devra être initié dans les 6 mois et réalisé dans les 18 mois à dater de la notification de sélection du projet.

Article 8 – Abandon ou modification du projet

Si le projet pour lequel le porteur de projet a bénéficié d’un subside de la Commune est abandonné en cours d’exécution ou que son objectif, initialement prévu et validé, est modifié, la Commune de Villers-le-Bouillet pourra exiger le remboursement partiel ou total des subsides octroyés. Le cas échéant, le porteur de projet s’engage à rembourser le montant demandé par la Commune de Villers-le-Bouillet dans un délai d’un mois maximum suivant la demande.

Article 9 - Publication et propriété intellectuelle

En participant à l’appel à projet, les porteurs acceptent que la Commune puisse transmettre, diffuser, exposer et/ou réutiliser les informations liées au projet, sur tout support, sans appel et ce, sans dédommagement. Toutefois, la Commune s’engage à citer le nom du porteur, que ce soit sur toute communication concernant le projet retenu, mais également si elle s’inspire d’un projet non retenu dans le cadre d’autres appels à projet par exemple.

Article 10 - Communication

Afin de faire connaître le dispositif et d’inviter l’ensemble de la population à déposer une idée, la Commune de Villers-le-Bouillet éditera un flyer qu’elle fera distribuer en toutes-boîtes. L’information sera également relayée via les canaux de communication de la Commune.

Une réunion d’information sera également organisée afin d’informer les citoyens de la démarche et du fonctionnement et de répondre aux questions des citoyens.

Le Participant s’engage à mentionner le soutien de la Commune de Villers-le-Bouillet et son logo dans ses actions de relations publiques et sa communication.

Tout traitement de données à caractère personnel initié par la mise en œuvre du règlement du Budget Participatif 2021-2024 est réalisé dans le respect de la réglementation applicable en matière de données à caractère personnel, notamment, le Règlement (UE) du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

En sa qualité de responsable de traitement, la Commune de Villers-le-Bouillet traite les données à caractère personnel collectées dans le respect des prescrits légaux précités.

Les coordonnées transmises sont enregistrées dans les fichiers de l’Administration communale pour le bon suivi administratif des dossiers et en vue de tenir les participantes et participants informés des activités de ces organisations (formations pour les porteurs ou porteuses de projets, invitation aux événements, etc.)

Dans le cadre de la mise en œuvre du présent règlement tout participant ou participante consent au traitement de ses données à caractère personnel par la Commune de Villers-le-Bouillet et notamment à la diffusion publique de son nom et, s’il y consent expressément, d’autres données à caractère personnel.

Toute demande d’information et/ou d’accès aux données à caractère personnel traitées par la Commune de Villers-le-Bouillet est à adresser par courriel à l’adresse dpo@villers-le-bouillet.be.

Article 11 – Evaluation

Le règlement et le processus du budget participatif seront évalués annuellement par la Commission Communale du Budget Participatif et les acteurs concernés qui pourront proposer des pistes d’amélioration.

Cette évaluation sera transmise au Collège communal qui le communiquera au Conseil communal.

Contact

Les informations relatives au Budget Participatif sont disponibles sur le site Internet de la Commune de Villers-Le-Bouillet et auprès de

Cédric Willems

Chargé de communication & de Relations publiques

Rue des Marronniers 16 - 4530 Villers-le-Bouillet

+32 (0)85 616 299

communication@villers-le-bouillet.be